Administration générale

ADJOINT(E) AU SECRETAIRE GENERAL AUX ASSEMBLEES (H/F)

Date de publication :

Date limite de candidature :

Poste à pourvoir :

Chargé(e) de recrutement : Audrey COTTON-DG

Categorie : A

Type d'emploi : Emploi permanent

Domaine d'activité : Administration générale

Filière - Cadre d'emploi : Filière administrative - Attaché territoriaux

Structure : Conseil départemental de Seine-et-Marne

Localisation : Melun

Description du poste

Environnement de travail

 

Le secrétariat général aux assemblées  est une entité charnière entre l’administration et l’exécutif départemental. Il pilote l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes du Département et de leurs instances préparatoires. Il a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées. Rattaché au Directeur général des services, chacune des missions du SGA le positionne en lien permanent avec l’encadrement supérieur des services départementaux et le Cabinet du Président.

Dans ce cadre, le(la) SG adjoint(e) seconde le SG dans l'exercice de ses missions principales. A ce titre, il(elle) a un rôle de coordination et d'appui au sein du SGA en participant directement à la gestion des séances du CD (Conseil départemental) et de la CP (Commission permanente). L'agent gère par ailleurs en propre plusieurs dossiers spécifiques (notamment l'administration fonctionnelle des applications de gestion des actes administratifs du Département, et la gestion de missions connexes au fonctionnement des Assemblées).

 

Vos missions :

 

En collaboration avec les 2 agents gestionnaires du Conseil départemental et de la Commission permanente, vous supervisez la réalisation des différentes étapes préparatoires et subséquentes de ces instances. Vous veillez notamment au respect des délais et à la qualité du contenu des dossiers. Dans le cadre de cette hiérarchie fonctionnelle, vous gérez ainsi les sujets quotidiens du fonctionnement des assemblées et en rendez compte régulièrement au Secrétaire général.

 

Vous assurez l’administration fonctionnelle d'ACTES77. Au sein du Département, ACTES77 est le logiciel support de gestion des délibérations du Conseil départemental et de la Commission permanente, des décisions du Président, et des arrêtés produits en dehors d'un logiciel métier spécifique. L'administration fonctionnelle de cette application globale et transversale et de ses applications périphériques (FastElus et Contrôle de légalité) constitue une de vos principales missions

En lien avec l'ensemble des utilisateurs d'une part, et la DSI d'autre part,  vous veillez à une configuration optimale du logiciel, à son bon fonctionnement et aux bons usages de cette application.

Vous en pilotez également les différentes évolutions.

 

Vous assurez l’administration fonctionnelle des logiciels de transmission des dossiers d'assemblées aux élus (FastElus) et de transmission des actes administratifs en Préfecture pour exercice du contrôle de légalité (logiciel ACTES).

 

Vous devez également :

- élaborer les calendriers annuels des assemblées et les retroplannings préparatoires correspondants,

- assurer la gestion prévisionnelle des ordres du jour des assemblées (éditions périodiques, suivi des contenus renseignés par les directions),

- gérer les éléments connexes aux séances du Conseil départemental : présence du sténographe, invitation des cadres nouvellement en fonctions pour présentation au Conseil, récupération des données rendant compte des décisions du Président,

- gérer le marché de sténographie,

- gérer les arrêtés de délégations de fonctions du Président aux Vice-présidents et aux conseillers délégués,

- dans le cadre des indemnités des élus, suivre leur présentéisme au sein des différentes instances et gérer l’impact sur leur indemnités.

Profil recherché / compétences

Profil recherché

 

Attaché(e) titulaire, ou diplômé(e) d’un troisième cycle en droit public, vous maîtrisez le fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et en particulier celui d’un Département ainsi que le cadre légal régissant le fonctionnement des assemblées délibérantes. Vous êtes doté(e) d’une vraie capacité d’analyse, du sens des priorités et de l’urgence.

Une aisance relationnelle avec tous niveaux d'interlocuteurs, un bon sens de la pédagogie, de la diplomatie, de la discrétion et le sens de la confidentialité sont les qualités indispensables au bon exercice des missions de ce poste.

Une bonne maîtrise de l’outil informatique est également requise.

 

 

Eléments complémentaires : Ce poste est situé à MELUN.

 

Dans le cadre de sa politique d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, le Conseil Département de Seine-et-Marne facilite leur accès aux emplois territoriaux.

 

Venez rejoindre un Département dynamique et innovant, vous y exercerez un métier passionnant  !

 

Renseignements auprès d’Audrey COTTON, chargée de recrutement  :

 

Recrutement-DG@departement77.fr

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Date limite de candidature :

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) en rappelant la référence et le libellé de l'offre :

  1. Renseignements auprès de :

    Audrey COTTON-DG
    Hôtel du Département
    CS 50377
    77010 MELUN Cedex

  2. Par mail :

    Recrutement-DG@departement77.fr

  3. En ligne :